Assistência técnica
1-Conceito
Assistência técnica entende-se como um serviço de apoio prestado pelo fabricante, vendedor, ou pelo fornecedor de um serviço. A assistência técnica nada mais é que um modelo de serviço de conserto de bens que estão dentro da garantia, com reparação e restauração de um equipamento. O ADM dispõe de três modelos de ordem de serviço:
• Ordem de serviço;
• Acompanhamento de produção;
• Assistência técnica.
E para as empresas que prestam serviços como manutenção ou garantia, a utilização do modelo “Assistência técnica” é a mais indicada.
Desejo usar um modelo de ordem de serviço em minha loja. O ADM dispõe do recurso para a empresa que trabalha com serviços de manutenção ou garantia, e recomenda a utilização do modelo “Assistência técnica”.
2-Parametrização
2.1- Parâmetros gerais
Para a utilização do recurso o usuário deverá marcar a opção “Assistência técnica” do campo “Utiliza ordem de serviço” da aba “Ordens de serviço” em parâmetros gerais, e na aba “Gerais” será preenchido automaticamente o campo “Condição de pagamento padrão da OS garantia”, após ser cadastrada a condição na tela “Cadastro de Condições de Pagamento”.
Para o acesso ao “Parâmetro Geral”, deve-se entrar em contato com o suporte da Santri Sistemas para solicitar sua ativação.
É necessário que seja parametrizado uma condição de pagamento padrão para “Ordem de serviço”, assim ao selecionar uma das opções de serviços o ADM preencherá automaticamente a condição de pagamento, não permitindo ao usuário alterar.
3-Comissão da ordem de serviços
Para a empresa que trabalha com comissão ao funcionário, as ordens de serviços poderão gerar comissão aos usuários (técnicos) que realizam os serviços, para isso deverá ser configurado o percentual a ser pago sobre o valor do serviço e o percentual pago sobre o valor dos itens da ordem de serviço. Para conceder a comissão, basta o usuário seguir o menu acima e acessar a tela “Cadastro de Funcionários” e definir o percentual nos campos “Comissão de produto” e Comissão de serviço” da aba “Comissões”.
3.1-Relação de comissão
Através de filtros disponíveis na tela “Comissão OS” o ADM carregará um relatório com os valores de comissões que serão pagos aos usuários (Técnicos). Na tela será mostrado as comissões por “Geral, produtos e serviços”, onde o usuário ao dar um duplo clique no valor da comissão, será aberta a tela “Dados da Comissão de OS” com as informações da ordem de serviço.
Para o cálculo da comissão será considerado o seguinte:
✓ O valor líquido dos produtos e serviços, ou seja, deduzindo o desconto proporcional;
✓ Somente as ordens de serviço com pedidos recebidos;
✓ A dedução do crédito manual.
4-Ordem de serviço – Assistência técnica
Na tela “Ordens de Serviço – Assistência técnica” o usuário poderá inserir uma nova ordem de serviço, clicando no botão “Inserir” o ADM abrirá uma outra tela “Inserir Ordem de Serviço”, onde deve-se preencher as informações necessárias como: Cliente, condição de pagamento, produto/equipamento, número de série do equipamento (No qual será prestado o serviço de assistência técnica), o tipo de garantia (Nenhuma, garantia de serviço e garantia de fábrica) e defeito reclamado (Informar o serviço que será realizado) e gravar.
Traz também outros campos que podem ser informados para a ordem de serviço como:
✓ Acessórios: Nessa aba deverá ser informado se utilizará acessórios como ferramentas entre outros para realizar o serviço;
✓ Diagnóstico técnico: Nessa aba deverá ser informado a análise realizada referente ao serviço prestado;
✓ Reparação adicional: Essa aba é para informar se foi realizado algum serviço adicional;
✓ Conclusão: Nessa aba deverá ser informado a conclusão do serviço prestado;
✓ Itens: Essa aba permite inserir os produtos utilizados na assistência técnica;
✓ Dados da nota de serviço: Nessa aba deve ser informado os dados do cliente para a emissão de notas fiscais de serviço.
Lembrando que quando a empresa utiliza NF-e (Nota fiscal eletrônica) será necessário informar o complemento do endereço do cliente para que a ordem de serviço possa ser gravada.
Na mesma tela de “Ordens de Serviço – Assistência técnica” é possível também através de filtros na aba “Filtros”, pesquisar as ordens de serviços existentes e alterar as que não estiverem finalizadas ou canceladas, clicando no botão “Alterar”. Onde na aba “Resultado” mostrará os seguintes status: Aberto, analisada, analisada (Falta peça), autorizada, autorizada (Falta peça), serviço pronto, montagem para devolução, montada, entregue sem serviço efetuado, aguardando recebimento, ordem de serviço finalizada e cancelada. E para cada alteração deve-se clicar no status referente a ordem de serviço e inserir as informações desejadas. Veja imagem abaixo:
4.1-Comprovante de abertura de ordem de serviço
Ao gravar a tela o ADM carregará o “Comprovante de abertura de ordem de serviço” com todos os dados inseridos para ser impresso.
4.2- Proposta de ordem de serviço
Após a informação do problema do produto e os itens utilizados para o serviço forem analisados, será permitido a impressão da proposta para que seja autorizada pelo cliente. Para a proposta o usuário deverá selecionar o serviço e clicar no botão “Proposta”, o ADM carregará a tela “Proposta de Ordem de Serviço” onde poderá informar os campos como “Observação” etc.
Caso o usuário queira emitir a lista de separação do local do serviço deverá ativar a opção para que o processo funcione. Pois assim ao definir o status como “Autorizada”, o ADM questionará ao usuário se deseja emitir a lista de separação.
✓ Se selecionar que “Sim”, será solicitado que informe o “Local de separação da ordem de serviço”, assim será impresso a lista, e em seguida enviará a ordem de serviço com o tipo “OSA” para a tela de “Confirmar saída de produto”;
✓ Se selecionar que “Não”, o ADM encaminhará a ordem de serviço com o tipo “OSA” direto para a tela de “Confirmar saída de produto”.
4.3-Verificação de estoque
Ao abrir uma ordem de serviço do modelo “Assistência técnica”, não é necessário informar os itens que serão utilizados, assim não será verificado o estoque dos itens caso seja adicionado. Porém para definir o status de “Autorizada”, os itens deveram estar inseridos, assim será verificado o estoque dos itens, e se alguns não possuir estoque (na empresa logada), o ADM não permitirá definir este status e continuar o processo da ordem de serviço. Com os status “Autorizada (Falta peça)”, o estoque também não será analisado, pois o próprio status diz que há falta de peças, porém ao passar para o status “Serviço pronto” o estoque dos itens será verificado.
5-Relátorio de produtos da ordem de serviço
A tela “Relatório de produto da Ordem de Serviço” é específica para o modelo de ordem de serviço “Assistência técnica”, e será mostrado todos os produtos informados nas ordens de serviços através de filtros disponíveis. Ao clicar no botão “Alterar dados”, é possível alterar algumas informações do produto como:
• Tipo de substituição do produto – Essa opção poderá ser utilizada somente se o tipo de garantia for de “Fábrica ou de serviços” como:
✓ Reembolsar-Onde o fornecedor enviará as peças utilizadas na assistência técnica;
✓ Pagar-Onde o fornecedor pagará o valor referente as peças utilizadas na assistência técnica.
• Valor unitário do produto/serviço – Essa opção permite que seja alterado o valor unitário do produto ou serviço selecionado, porém o novo valor deverá ser maior que zero.
A opção de “Emitir nota fiscal” somente ficará ativa quando a pesquisa for realizada utilizando os seguintes campos de filtros: Fabricante, tipo de garantia for (Garantia de serviço ou de fábrica), tipo de substituição do produto for (Reembolsar) e a nota emitida for (Não). Assim ao clicar no botão “Emitir nota fiscal”, o ADM abrirá a tela para que o usuário informe o “CFOP”, modelo e série da nota.
6- Acesso
Além da parametrização em parâmetros gerais, é necessário que o usuário tenha autorização as telas e processos para acessar:
•Cadastros de funcionários;
•Ordens de serviço;
•Relatório de produto da OS;
•Comissões OS.
Atualizado em 05 de março de 2024 às 19:38:05