Acompanhamento de produção
1- Conceito
O acompanhamento de produção é um modelo de ordem de serviço, indicado para as empresas que prestam serviços como montagem. O ADM dispõe de três modelos de ordem de serviço:
• Ordem de serviço;
• Assistência técnica;
• Acompanhamento de produção.
No modelo acompanhamento de produção, é necessário vincular acumulativos ou notas fiscais, com os produtos que serão vendidos na execução do serviço.
O acompanhamento de produção faz parte do pacote ordem de serviço, caso tenha interesse em adquiri-lo entre em contato com a equipe comercial da Santri Sistemas.
Uma empresa trabalha com serviços de montagem, e deseja obter um acompanhamento da produção. O que o ADM oferece? Ele oferece o modelo de serviço “Acompanhamento de produção” onde será necessário vincular acumulativos ou notas fiscais, com os produtos que serão vendidos na execução do serviço.
2-Parametrização
2.1-Parâmetros gerais
Para a utilização do recurso o usuário deverá marcar a opção “Acompanhamento de produção” do campo “Utiliza ordem de serviço” da aba “Ordens de serviço” em parâmetros gerais. E poderá também marcar a opção “Questionar se deverá reter ISSQN ao gerar nota”.
Lembrando que com essa opção selecionada, o ADM ignora as configurações de produtos e clientes, e questionará ao usuário, no momento de finalizar o serviço, se o ISSQN será retido na fonte. Essa opção ajuda a garantir que os impostos sejam tratados corretamente de acordo com a legislação, dando ao usuário a informação necessária para decidir.
2.2-Parâmetros empresas
Em parâmetros de empresas na aba “Serviço”, o usuário poderá marcar outras opções caso deseje, como:
Utiliza retenção de impostos – Essa opção é referente aos impostos federais (PIS, COFINS, IR, INSS e CSLL), onde os percentuais são definidos no cadastro do produto do “Tipo serviço”.
Utiliza dedução de produtos na nota de serviço – Essa opção além de definir que o vínculo da “OS” será por nota fiscal, o ADM irá calcular dedução do valor dos produtos na base de cálculo dos impostos, com base o percentual máximo de dedução informado na tela de cadastro da cidade.
Informações como: Cadastro de cidade, impostos e nota fiscal de serviço, poderão ser visualizadas na tela “Dados da Nota Fiscal”.
Para o acesso ao “Parâmetro Geral” e “Parâmetro de Empresas”, deve-se entrar em contato com o suporte da Santri Sistemas para solicitar sua ativação.
3-Informações importantes
3.1-Vínculo por acumulativos
Nesse processo de ordem de serviço, o usuário deverá realizar os pedidos, contendo os produtos que serão utilizados (Com a forma de pagamento do tipo acumulativo), e ao gerar a ordem de serviço na tela “Ordens de Serviço – Acompanhamento de Produção” deve-se informar o serviço na aba Itens e vincular o pedido na aba “Acumulativos vinculados”.
Isso se faz necessário pois no momento da execução do serviço, poderá haver necessidade de mais produtos, assim será necessário vincular mais acumulativos para suprir à quantidade de produtos. Se ao final do serviço algum produto não for utilizado, será necessário realizar a devolução dos respectivos acumulativos para encerrar a OS.
3.2-Vínculo por nota fiscal
A aba “Vínculo por nota fiscal” substituíra a aba “Vincular acumulativo”, quando a empresa for parametrizada para “Utilizar dedução de produtos na nota de serviço”. Assim o usuário deverá vincular a nota de serviço emitida em outras situações e será permitido inserir apenas produtos do tipo serviço na aba “Itens”.
Para vincular as notas fiscais dos produtos utilizados na ordem de serviço, deve-se seguir os seguintes critérios:
• Somente notas com os “CFOP-5.949 e 6.949”;
• Somente notas que não foram vinculadas a outras ordens de serviços;
• Notas emitidas em nome do cliente da ordem de serviço.
Dessa forma os números das notas vinculadas serão impressos na nota de serviço. A empresa que utiliza dedução de produtos na nota de serviço, também poderá adicionar uma descrição alternativa para as notas vinculadas, através da opção “Editar descrição” contida nesta aba, que funcionará da mesma forma que na aba “Itens”, porém permitirá que o usuário adicione somente uma descrição Para o acesso ao “Parâmetro Geral” e “Parâmetro de Empresas”, deve-se entrar em contato com o suporte da Santri Sistemas para solicitar sua ativação. alternativa para todas as notas vinculadas. E assim como nos itens, essa informação adicional será impressa na nota fiscal de serviço.
4-Ordem de serviço – Acompanhamento de Produção
Na tela “Ordens de Serviço – Acompanhamento de Produção”, é possível cadastrar, pesquisar as ordens já existentes e alterar as que não estiverem finalizadas ou canceladas. Para alterar deve-se clicar no status referente a ordem de serviço e clicar no botão “Alterar”, para inserir as informações desejadas. Onde na aba “Resultado” mostrará os seguintes status:
• Em Aberto;
• Em execução;
• Executada;
• Finalizada/Env. para o caixa;
• Cancelada.
4.1-Inseri nova ordem de serviço
O usuário poderá inserir uma nova ordem de serviço, clicando no botão “Inserir” o ADM abrirá uma outra tela “Inserir Ordem de Serviço”, onde deve-se definir o cliente, a condição de pagamento e outros campos como:
✓ Acessórios: Nessa aba deverá ser informado se utilizará acessórios como ferramentas entre outros para realizar o serviço;
✓ Diagnóstico técnico: Nessa aba deverá ser informado a análise realizada referente ao serviço prestado;
✓ Reparação adicional: Essa aba é para informar se foi realizado algum serviço adicional;
✓ Conclusão: Nessa aba deverá ser informado a conclusão do serviço prestado;
✓ Itens: Nesta aba será mostrado os itens dos pedidos vinculados na aba acumulativo, e o usuário deverá informar a quantidade de cada item utilizado na execução do serviço, e inserir novos itens que representam o serviço prestado. E somente nesses itens o preço poderá ser informado (o preço dos demais produtos serão de acordo com o acumulativo vinculado).
Além disso, o ADM permite uma descrição alternativa somente para os produtos do tipo serviço, clicando na opção “Editar descrição” abrirá a tela Menu: Vendas> Ordens de serviço> Ordens de serviço.
“Informar Descrição Alternativa do Produto Manualmente”, onde essa descrição será impressa na nota fiscal de serviço (NFS-e);
✓ Acumulativos vinculados: Quando a empresa trabalhar com o vínculo por acumulativo, essa aba será utilizada para vincular um acumulativo à ordem de serviço, que deverá obrigatoriamente estar recebida e em aberta, e só é permitido finalizar após o fechamento dos acumulativos. Se a ordem de serviço utilizar produtos que não foram informados nos pedidos vinculados, o usuário poderá inseri-los na aba “Itens”, e será necessário vincular os acumulativos com esses produtos. Lembrando que o pedido vinculado não precisa ser necessariamente em nome do mesmo cliente;
✓ Notas fiscais vinculadas: Quando a empresa trabalhar com o vínculo por notas fiscais, essa aba será utilizada para vincular as notas à ordem de serviço;
✓ Dados da nota de serviço: Nessa aba deve ser informado os dados do cliente para a emissão da nota fiscal de serviço. E o endereço pode ser inserido ou carregado do cadastro do cliente, sendo o endereço principal ou secundário.
Lembrando que quando a empresa utiliza NF-e (Nota fiscal eletrônica) será necessário informar o complemento do endereço do cliente para que a ordem de serviço possa ser gravada.
4.2-Inserir produto do tipo serviço
Na mesma tela “Ordens de Serviço – Acompanhamento de produção” o usuário poderá inserir os produtos do tipo serviço. Na aba “Itens” basta selecionar o cliente, a condição de pagamento, definir o produto no campo “Produto” e clicar no botão “Editar descrição” na parte inferior da tela. O ADM carregará a tela “Informar Descrição Alternativa do Produto Manualmente”, onde pode-se digitar o serviço, separado dos produtos dos pedidos vinculados na ordem de serviço.
Lembrando que para cadastrar o produto como serviço, o usuário deverá ser “Gerente de sistemas”. E na tela “Cadastro de Produtos”, na aba “Características” deve-se marcar como “Sim” o campo “Serviço”.
4.3-Comissão de serviços
As ordens de serviços poderão gerar comissões aos usuários (técnicos) que realizam os serviços, para isso deverá ser configurado o percentual a ser pago sobre o valor do serviço, podendo diferenciar o percentual entre o tipo de recebimento à vista e a prazo.
4.4-Finalizar ordem de serviço
Ao finalizar uma ordem de serviço, o sistema abrirá a tela “Coletar empresa” para que o usuário informe a empresa que realizará o recebimento da ordem de serviço e emitir a nota fiscal de serviço.
4.5-Verificação de estoque
Nesse modelo de ordem de serviço, o ADM somente verificará o estoque na realização do pedido acumulativo.
4.6- Comprovante de abertura de ordem de serviço
Após o cadastro de uma nova ordem de serviço do tipo “Acompanhamento de produção”, ao gravar a tela o ADM carregará o “Comprovante de abertura de ordem de serviço” com todos os dados inseridos para ser impresso.
4.7-Proposta de ordem de serviço
Após a informação do problema do produto e os itens utilizados para o serviço forem analisados, será permitido a impressão da proposta para que seja autorizada pelo cliente.
Para a proposta o usuário deverá selecionar o serviço e clicar no botão “Proposta”, o ADM carregará a tela “Proposta de Ordem de Serviço” onde poderá informar os campos como “Observação” etc.
5-Acesso
Além da parametrização em parâmetros gerais, é necessário que o usuário tenha autorização as telas e processos para acessar:
• Cadastros de funcionários;
• Ordens de serviço;
• Inserir ordem de serviço;
• Alterar ordem de serviço.
Criado em 12 de abril de 2024 às 11:35:14