A entrada com XML é muito vantajosa para a empresa. Esse arquivo é um dos benefícios gerados com a mudança da emissão de “Notas Fiscais” em papel para o modo online. Com o arquivo XML, é possível armazenar as informações de forma digital, eliminando a necessidade de espaço físico, o que aumenta a organização para futuras fiscalizações e consultas internas. Além disso, o XML armazena todas as informações obrigatórias da nota fiscal eletrônica do produto.
Anteriormente, ao efetuar uma entrada no ADM, os cálculos dos tributos eram realizados com base nas informações dos cadastros dos produtos, tanto para entradas manuais quanto para entradas por XML. Alguns produtos, ao serem adquiridos de fornecedores diferentes, podem sofrer variação de tributação, o que exigia que o usuário alterasse constantemente os cadastros desses produtos. No ADM, ao efetuar uma entrada de mercadoria utilizando o XML da nota, os custos são calculados com base no XML, em vez do cadastro do produto. Isso agiliza os processos de entrada de mercadoria de forma rápida e eficiente, e até mesmo o financeiro pode ser gerado através dos dados do XML.

Para o processo de entrada de mercadorias utilizando o XML, segue-se o mesmo padrão anterior. Ao acessar a tela “Cadastro de Entradas”, o usuário pode clicar no botão “Carregar XML”, que abrirá a tela homônima. Basta então clicar no campo com ícone de lupa para carregar o arquivo. Dessa forma, as informações necessárias para o cálculo dos tributos de cada produto serão exibidas.
É possível também inserir as informações diretamente na tela de entrada, e o sistema ADM comparará esses dados com os já registrados no cadastro do produto. Assim, será possível verificar a existência de qualquer divergência no cálculo dos tributos na entrada.
O ADM emprega o código de barras original para validar os produtos. Durante a entrada, se um novo produto está sendo cadastrado, o sistema sinalizará caso o código de barras original já esteja associado a outro produto do mesmo fabricante. O usuário será então notificado sobre a existência de um produto diferente, de outro fabricante, que compartilha o mesmo código de barras original, e será questionado se deseja prosseguir com o cadastro.

Na tela de entrada, o ADM permite calcular os tributos com base nos dados do XML ou permite que os lançamentos sejam feitos diretamente na tela, independentemente dos dados cadastrais do produto. Ao carregar o XML, tanto o código de barras principal quanto os códigos de barras auxiliares são utilizados para identificar o produto contido no XML que corresponde ao produto cadastrado no sistema ADM. Essas verificações, feitas com o uso dos códigos de barras original e auxiliares, têm o propósito de selecionar apenas os produtos relacionados ao fornecedor mencionado no XML. Após carregar o arquivo XML e clicar no botão de confirmação, o ADM exibirá uma tela de verificação de entrada para que o usuário confira se há divergências entre os dados inseridos e os dados lançados. Caso existam diferenças entre os valores do XML e os registrados no cadastro do produto, não será possível finalizar o processo; o usuário precisará ajustar os valores para que a entrada de mercadorias possa ser concluída.
Nas abas “Dados no sistema” e “Dados do fornecedor”, serão exibidas as informações do XML referente à nota fiscal do fornecedor, incluindo os detalhes dos produtos, que deverão ser verificados e comparados com os dados presentes no cadastro do produto no ADM. Essa funcionalidade permite que o cadastro de produtos seja atualizado com base nas informações extraídas do XML (nota fiscal), caso seja necessário. Ao realizar o carregamento das entradas, o sistema dará prioridade aos dados do XML em detrimento dos dados anteriormente cadastrados para os produtos.

Ao registrar a entrada, irá apresentar a tela “Entradas com Divergências do ADM”. Esta tela é destinada a destacar quaisquer dados divergentes entre as informações do sistema ADM e as do XML da nota fiscal que foi carregada. Em outras palavras, se houver discrepâncias entre os dados de tributação registrados no cadastro de produtos e aqueles informados no XML, tais diferenças serão realçadas em vermelho para fácil identificação pelo usuário.

Ao carregar um arquivo XML, e ele possuir os títulos financeiros, pode-se carregá-los para que sejam adicionados automaticamente na entrada em questão, pois esses títulos do XML possuem informações como: Número do documento, vencimento e valor.

Nas entradas de mercadorias destinadas à revenda, o ADM carregará automaticamente o plano financeiro e o centro de despesas. Serão verificadas condições específicas para determinar se o centro de despesas precisa ser obrigatoriamente informado na entrada. Essas condições incluem verificar se a entrada não corresponde a um simples faturamento, se o plano financeiro foi devidamente informado e se o centro de despesas está, ou não, parametrizado na empresa que está realizando o acesso.

No processo de entrada, os seguintes procedimentos legais devem ser seguidos:
• Verificar a existência de produtos bloqueados;
• Ao autorizar a entrada, o ADM deverá imprimir o documento de liberação;
• Consolidar as informações financeiras relacionadas à operação.

Para utilizar o processo, é necessário que o usuário tenha autorização para acessar “Cadastro de Entradas”.