Limite de compras
1- Conceito
Um controle eficaz no setor de compras é fundamental para a saúde financeira da empresa, tornando-a mais competitiva no mercado. Estabelecer um limite de compras confere maior autonomia e controle sobre os gastos mensais, seja por comprador individual ou para a empresa como um todo. Isso previne o comprometimento excessivo do caixa e evita endividamentos desnecessários, assegurando uma gestão financeira mais robusta e sustentável.
Quando o valor de limite de compras que foi determinado por grupo de empresas, o usuário será avisado que o limite de compra geral está próximo de ser ultrapassado. A mesma situação ocorrerá quando utilizar 90% do limite geral de compra do comprador. Quando alguns limites ultrapassarem os 100%, automaticamente o ADM apresentará uma mensagem de aviso que o limite de compra foi excedido.
O processo de limites de compras é um recurso adicional do ADM, se ainda não possui, entre em contato com a equipe comercial da Santri Sistemas para adquiri-lo.
2-A parametrização
Após adquirir o módulo, o suporte da Santri Sistemas irá realizar a parametrização, ativando o parâmetro geral 20- Utilizar limites de compras. Posterior a isso deve- se parametrizar os grupos de empresas para o limite de compras.
2.1-Grupos de empresas para o limite de compras
Nesta tela são definidas as empresas que farão parte do mesmo limite de compras e o percentual % mínimo, avisa sobre o limite de compras sendo ultrapassado. A parametrização pode ser realizada pelo usuário gerente de sistemas.
3-Limites de compras
Nesta tela será definido o grupo de empresas e o ano que serão definidos os limites de compras. Logo após deverão ser informados os limites máximos de compras permitidos por comprador e os limites gerais de cada mês, no período de 1 ano. Para realizar as definições descrita abaixo é necessário, ir no campo da grid e informe o valor que será o limite para o comprador. A soma dos limites de todos os compradores do mês deverá ser menor ou igual ao limite geral do grupo de empresas.
• Meta: são os valores concedidos aos compradores ou grupo;
• Caixa: são os valores de referência aos financeiros com vencimento no mês;
• Competência: são os valores correspondentes as compras realizadas.
Compradores que não tem meta definida o ADM verifica o limite geral do grupo de empresas. Isso tanto para competência quanto para caixa. Compradores que foram inativados ou funcionários que eram compradores e tiveram os cargos alterados aparecerão na tela de limite com as informações de valores utilizados. Os valores que foram utilizados por eles continuarão contando nos utilizados gerais.
Compra 1– Comprador A – Gerou uma compra da seguinte forma: Valor da Compra R$ 20.000,00, em 3 parcelas. Esta compra será bloqueada, pois ultrapassa o limite de compra do mês de janeiro e também endividamento dos próximos meses.
Compra 2 – Comprador B – Gerou uma compra da seguinte forma: Valor da Compra R$ 16.000,00, em 1 parcela. Esta compra também será bloqueada, apesar do comprador estar dentro do seu limite de compras a parcela ultrapassa o seu limite de endividamento para o mês de janeiro.
Compra 3– Comprador C – Gerou uma compra da seguinte forma: Valor da Compra R$ 16.000,00, Em 1 parcela (com faturamento para fevereiro). Esta compra não será bloqueada, pois está dentro do limite de compras e o endividamento será acumulado dos dois meses, tanto do comprador quanto do grupo de empresas.
Veja a representação nessa tabela:
Caso não seja informado os limites de compras por comprador, porém seja informado o limite geral, o sistema somente irá bloquear as compras quando este limite for ultrapassado, independente dos valores das compras de cada comprador. Para que o comprador não realize compras, o limite de compras deverá ser informado o valor R$ 1,00 pois deixando o campo sem definição ele terá como limite de compras o limite de total informado.
Sabendo que de 100% do faturamento da empresa, 65% em média é custo, significa que deverá ter um endividamento mensal de no máximo 65% do que projeta faturar.
Se em janeiro de 2020 está projetado faturar R$ 2.000.000,00, isso significa que o limite de endividamento do mês de janeiro de 2020 do setor de compras deverá ser no máximo de R$ 1.300.000,00. Este será o limite de endividamento, ou seja, o que o setor de compras poderá comprometer do caixa da empresa no mês de janeiro, independente do mês que ele realizou a compra.
Digamos que no mês de fevereiro/2019 foi liberado para o setor de compras R$ 4.000.000.00, mas em março/2019 e abril/2019 o endividamento mensal que poderá ter é de R$ 1.000.000,00 para cada mês. Desta forma o comprador deverá controlar o que poderá ser comprado no mês e de que forma poderá ser pago. Lembrando que o endividamento mensal é o valor que a empresa poderá se comprometer financeiramente em cada mês. Quando estabelecidos os limites, o comprador passa a ser informado no pedido de compra. Caso o usuário logado no sistema seja comprador, esse campo já virá preenchido. Para modificar ou liberar pedidos de compras bloqueados, o usuário deverá ter autorização.
4- A explanação
Os campos “competência e caixa” contém as informações que falaremos a seguir.
Para explanar cada campo e obter mais informações, é só clicar no ícone ao lado de cada campo. Em “Competência” são as compras, entradas e conhecimentos de frete que o usuário faturou desse mês e “Caixa” são os tipos com vencimento no mês atual. Sendo assim o ADM mostra as seguintes informações:
O campo “Prev. compra” (Previsão de Compra) considera as compras que ainda não tiveram entrada, ou seja, o pedido de compra está aguardando o repositor enviar a mercadoria;
O campo “Prev. ent. C/ ped. ” (Previsão de entrada com pedido de compra) apresenta entradas que já estão com o pedido de compra vinculados, ou seja, já tem a nota. Neste caso, o pedido de compra já está vinculado, mas ainda não está consolidado com financeiro. Os boletos referentes àquela entrada ainda não foram gerados;
O campo “Prev. ent. S/ped. ” (Previsão de entrada sem pedido) faz uma busca de quais fornecedores do comprador que o usuário está selecionando, para verificar se tem entradas desses fornecedores sem pedido de compra vinculado. Ele faz essa verificação porque nos fornecedores é informado quem são os compradores desse fornecedor;
O campo “Ent. C/ pedido” (Entradas com pedido) apresenta entradas que tiveram o pedido de compra vinculado e que já foi consolidado, ou seja, estão de fato com os valores que foram faturados no mês;
O campo “Ent. S/ pedido” (Entradas sem pedido) tem a mesma finalidade da previsão de entrada sem pedido, mas com a entrada consolidada, ou seja, já se tem os boletos a pagar;
Os campos “Prev. con. S/ ped. ” e “Prev. con. C/ ped. ” (Previsão de conhecimento de frete sem pedido e com pedido) refere-se igualmente à finalidade dos campos acima,
porém baseia-se ao conhecimento de frete. Ou seja, o usuário tem o conhecimento de frete informado em pedidos de compra, mas que ainda não foram vinculados a entradas
consolidadas;
Os campos “Conhec. C/ ped. ” e “conhec. S/ ped. ” (Conhecimentos de frete com pedido e sem pedido) informam que eu já tenho o financeiro a pagar desses conhecimentos de frete que finalizam o meu total utilizado no mês.
5- Relação de compras
Na relação de compra é possível trazer as compras pelos movimentos que tiveram bloqueio por exceder limite de compras. A análises de XML: Traz os pedidos de compras que tiveram bloqueio na análise de XML por exceder limite de compra; Compras: Traz os pedidos de compras que tiveram bloqueio na compra por exceder limite de compra; Entradas: Traz os pedidos de compras que tiveram bloqueio na entrada por exceder limite de compra; Todos: Traz todos os pedidos de compra que tiveram bloqueio por exceder limite de compra; Sem bloqueio: Traz os pedidos de compra que não tiveram bloqueio de limite de compra; Não filtrar: Traz todos os pedidos.
6-Acesso
Para ter acesso ao processo de limites de compras é necessário que o usuário tenha autorizações de telas e processos:
Processo – Entradas > Entrada > Liberar entradas bloqueadas.
• Liberar problemas com limite de compras.
Processo – Entradas > Compras > Limites de compras.
• Visualizar dados de limite do comprador.
• Alterar limite de compra dos compradores.
• Alterar limite de compra geral.
Processo–Entradas > Analise Automática de XML de entrada > Cancelamento de liberação de críticas.
• Negociação de limite de compra.
Processo – Entradas > Analise Automática de XML de entrada > Liberação de críticas > Cancelamento de liberação de críticas.
• Negociação de limite de compra.
Criado em 10 de abril de 2024 às 14:32:46