Inventário parcial
1-Conceito
O inventário basicamente consiste em uma lista dos bens e materiais disponíveis em estoque, armazenados pela empresa, seja internamente ou externamente. Essa prática deve ser padronizada para ser efetiva e confiável, sendo uma rotina para identificar, classificar e contar todas as mercadorias. O inventário parcial é a contagem e verificação de produtos do estoque físico para um melhor controle, permitindo correções rápidas e específicas, seja por produto, marca ou endereço de estoque. Para as empresas que realizam contagens periódicas, o inventário parcial é o mais indicado.
A empresa X está enfrentando divergências em alguns produtos de seu estoque, ou seja, o que está presente no espaço físico difere do que consta no sistema ADM.
O que pode ser feito para ajustar o estoque desses produtos?
Sugerimos realizar a contagem, recontagem e o lançamento de um inventário parcial para esses produtos. Isso ajudará a identificar e corrigir as discrepâncias entre o estoque físico e o registrado no sistema, garantindo uma gestão mais precisa e confiável do inventário.
2-Regras básicas
Antes de realizar um inventário parcial, é necessário observar algumas regras básicas:
• O estoque é controlado por referência.
• O ajuste de estoque realizado pelo ADM é baseado no estoque físico.
• Se os produtos contados estão em mais de uma referência de estoque, deve-se realizar uma contagem individual para cada referência.
• Na contagem de uma marca ou grupo de produtos, qualquer quantidade contada como zero deve ser registrada.
Além disso, durante o processo de inventário parcial:
• Quaisquer recebimentos na entrega que estejam aguardando documentos devem ser gerados ou cancelados.
• Existe um parâmetro (Modificado somente pela Santri Sistemas) que determina se é permitido finalizar o inventário com divergências entre a contagem e a recontagem. Caso a empresa opte por finalizar o inventário, o ADM sempre atualizará com base na contagem.
• Não é permitido o lançamento simultâneo na mesma área de contagem ou recontagem.
• O usuário que iniciar o lançamento na área de contagem ou recontagem deve ser o responsável por finalizá-lo.
2.1-Casos que não podem existir
Esses são alguns dos aspectos que precisam ser verificados antes de realizar um inventário parcial:
• Verificar entradas sem estoque consolidado.
• Confirmar se há devoluções aguardando confirmação.
• Identificar comprovantes de entrega emitidos, mas não efetivamente entregues.
• Verificar se existem manifestos em aberto.
• Confirmar se há entregas aguardando a geração de manifesto.
• Identificar produtos com custo zerado.
• Confirmar se existem pedidos registrados no caixa, mas não recebidos.
• Verificar transferências em aberto ou em trânsito.
• Identificar entradas que ocorreram fisicamente, mas não foram registradas no ADM.
3-Lista de contagem
O ADM oferece uma lista para o usuário realizar a contagem manual. Seguindo o menu indicado, basta inserir a empresa desejada e processar a tela, será carregada uma lista de contagem contendo os produtos, códigos e marcas. Se os produtos a serem contados estiverem fisicamente nos estoques de referência 1 e 2, deve-se imprimir uma lista para cada referência em seus respectivos locais.
Para realizar o “Inventário Parcial”, o usuário pode utilizar o processo tradicional de impressão da lista de contagem ou utilizar um “Leitor de Código de Barras” conectado à estação de trabalho, além de outras opções disponíveis, como o “Pocket”, entre outros.
4-Lançamento de inventário parcial
Para realizar o lançamento de inventário parcial, o usuário deve acessar a tela “Lançamento de Inventário”. Nessa tela, devem ser inseridos os campos necessários, tais como: “Local de Produto”, “Referência de Estoque”, “Tipo de Lançamento” e “Tipo de Contagem”.
4.1-Tipo de Lançamento
Após inserir as informações necessárias, como o tipo de lançamento e o tipo de contagem, o usuário deve clicar no botão “Iniciar Lançamento” para iniciar o processo. Se o tipo de contagem for “Individual”, todo o estoque será contado. Se for “Por Referência de Estoque”, apenas as referências selecionadas serão contadas.
Apenas produtos ativos para revenda poderão ser lançados.
Ao gravar, a tela ficará disponível para que o usuário possa digitar no campo “Produto” e no campo “Quantidade” os produtos e suas respectivas quantidades para iniciar a contagem parcial.
5-Parâmetros de empresas
Para tornar o processo de recontagem obrigatório, caso o usuário deseje, ele deve marcar a flag “01-Permitir consolidar inventário com divergência entre contagem e recontagem” nos parâmetros da empresa, na aba “Dados Gerais” da tela “Parâmetros de Empresas”.
Se a empresa não trabalha com recontagem ou deseja consolidar a contagem com divergências, a opção mencionada acima deve ser marcada. Caso contrário, apenas permitirá a consolidação do inventário com a recontagem realizada sem divergências em relação à contagem.
Se a empresa trabalha com recontagem parcial, o usuário pode gravar a recontagem na mesma tela em que realizou a contagem inicial. Para isso, basta selecionar o “Tipo de Contagem” como “Recontagem Parcial” e inserir os produtos e suas quantidades nos campos específicos, da mesma forma que foi feito anteriormente na contagem inicial. Após isso, o usuário deve clicar em “Gravar” para salvar as informações da recontagem.
É aconselhável que a empresa realize a recontagem, pois é uma forma de confrontar as quantidades contadas durante a contagem inicial, ajudando a garantir a precisão do inventário.
Se a empresa optar por não trabalhar com a recontagem, é aconselhável utilizá-la como uma etapa de conferência de lançamento. Isso significa que a lista será lançada tanto na contagem inicial quanto na recontagem, ajudando a eliminar possíveis erros de digitação e garantindo maior precisão nos registros do inventário.
6-Relação de diferença entre contagens
Se o usuário tiver realizado a recontagem e desejar visualizar a comparação entre a contagem e a recontagem lançadas, ele pode acessar a tela “Relação de Diferença Entre Contagens”. Basta informar o campo “Local do Produto” e o “Tipo de Inventário” desejado, e então processar a tela. O ADM mostrará a quantidade registrada na contagem, na recontagem e a diferença entre elas, oferecendo uma visão clara das discrepâncias encontradas.
7-Consolidação de inventário parcial
Para finalizar o processo de inventário parcial, o usuário deve realizar a consolidação. Para isso, basta acessar a tela “Consolidação de Inventários Parciais” e informar o local no campo “Local de Produto”. Após processar a tela, o ADM mostrará os produtos a serem consolidados. Então, o usuário deve clicar no botão “Consolidar” para completar o processo de consolidação.
• Para evitar problemas fiscais, é necessário emitir a nota de correção de estoque.
• A ação de inventário parcial movimenta o estoque físico, mas não afeta o estoque fiscal. Como resultado, o estoque físico e fiscal podem ficar divergentes até que a nota do inventário seja emitida para corrigir essa discrepância.
8-Relação de lançamento de inventário
Na tela “Relação de Lançamento de Inventário”, o usuário pode visualizar a movimentação de todos os lançamentos realizados. Na aba “Filtros”, deve-se inserir o local desejado no campo “Local de Produto” e selecionar o tipo de contagem lançada no campo “Tipo de Lançamento de Inventário”. Ao processar a tela, todos os lançamentos registrados serão carregados na aba “Resultado”.
9-Acesso
Além da parametrização em “Parâmetros Empresas”, é necessário que o usuário tenha autorização para acessar as seguintes telas e processos:
• Lista de contagem;
• Lançamento de inventário;
• Relação de diferença entre contagens;
• Consolidação de inventários parciais;
• Relação de lançamento de inventário;
• Acompanhar processos de contagens.
Criado em 22 de abril de 2024 às 11:20:23