Importação da folha de pagamento
1-Conceito
A folha de pagamento é o reflexo das informações e atividades trabalhistas de cada funcionário. Ela é utilizada para demonstrar o salário bruto e líquido, além de possuir funções operacionais, contábeis e fiscais, descrevendo todos os valores recebidos pelo funcionário e os descontos realizados.
Com o intuito de facilitar os lançamentos financeiros da folha de pagamento, o ADM oferece a ferramenta de “Importação da Folha de Pagamento”, que possibilita importar registros da folha de pagamento, gerar automaticamente os registros financeiros e unificar proventos e descontos, resultando apenas no valor líquido a ser pago como salário. Além disso, há a opção de “Utilizar financeiros existentes”, que tem como objetivo buscar os títulos em aberto ao importar a folha de pagamento.
Ao realizar lançamentos financeiros e legais, desejo um recurso que possibilite a importação da folha de pagamento, agilizando assim as informações necessárias e evitando erros futuros.
A importação da folha de pagamento atende o processo, além de outras funcionalidades que facilitam o dia a dia de uma empresa.
2-Parametrização
2.1- Parâmetros gerais
Em “Parâmetros Gerais”, na aba “Financeiro”, no campo “Qtd. dias para o vencimento do aviso indenizado de rescisão de folha”, o usuário pode definir a quantidade de dias do vencimento caso o tipo de aviso do funcionário seja indenizado.
2.2-Parâmetros de empresas
Caso o usuário queira utilizar o recurso de desoneração da folha, deve-se marcar a opção do campo “Considerar desoneração da folha”, na aba “Dados gerais-Santri” em “Parâmetros de “Empresas”.
Se o usuário desejar determinar a quantidade de dias para adiantamento da folha, deve-se marcar a opção “Dia adiantamento da folha” na aba “Dados gerais – Santri” dentro dos “Parâmetros de Empresas”.
Caso o usuário queira determinar a quantidade de dias para o pagamento da folha, deve-se marcar a opção “Dia pagamento folha”, na aba “Dados gerais – Santri” em “Parâmetros de Empresas”.
Para acessar os “Parâmetros Gerais” e a aba “Dados gerais – Santri” nos “Parâmetros de Empresas”, é necessário entrar em contato com o suporte da Santri Sistemas para auxiliar na ativação.
3-Cadastro de evento para a folha de pagamento
Através da tela “Eventos da Folha de Pagamento”, o usuário poderá cadastrar os eventos existentes no arquivo do qual deseja importar a folha de pagamento. As informações-chave para a correta importação do arquivo são os códigos dos eventos, os quais devem ser cadastrados exatamente como constam no arquivo da folha de pagamento fornecido pelo departamento pessoal da empresa. Para efetuar o cadastro, o usuário só precisa preencher os campos com o nome do evento, nome resumido, código do evento no sistema da folha, tipo de evento, plano financeiro, e selecionar as demais opções disponíveis na tela.
3.1 Informações e campos importantes:
• Tipo de evento: Provento ou desconto;
• Plano financeiro: Salário, vale-refeição, INSS, entre outros;
• Considerar o evento como desconto no fechamento da folha: Esta opção deve ser selecionada sempre que se tratar de um desconto e que possuir o mesmo código de evento de um provento no arquivo da folha de pagamento (Por exemplo: adiantamento salarial, que é um provento na folha de adiantamento e um desconto na folha de pagamento);
• Utilizar financeiros existentes: Esta opção permite utilizar financeiros já existentes, como títulos em aberto, seja de adiantamento ou provenientes de vendas. E a opção “Adiantamento proveniente de venda” ficará habilitada.
Para habilitar a opção “Utilizar financeiros existentes”, o tipo do evento deverá estar selecionado como “Desconto”. Se houver o mesmo título no momento da importação, não será gerado outro financeiro, pois será utilizado o que já está cadastrado, desde que seja o mesmo valor.
• Adiantamento proveniente de venda: Essa opção só é habilitada quando o tipo do evento for “Desconto” e a opção “Utilizar financeiros existentes” estiver marcada
• Apenas um evento poderá ser marcado como “Adiantamento proveniente de venda”.
• Um evento marcado como “Adiantamento proveniente de venda” só poderá buscar duplicatas em aberto com vencimento no mesmo mês que a data de vencimento do evento. Se a soma dos títulos não corresponder ao valor do evento, o ADM não permitirá prosseguir.
• Evento principal: São eles: Provento principal do fechamento da folha (Essa opção define o provento principal no momento da importação), provento principal do 13° salário, provento principal da rescisão e provento principal das férias.
Quando o ADM realizar o encontro de contas de todos os títulos, o título referente ao provento principal da folha será preservado e seu valor será atualizado de acordo com o valor resultante dos proventos e descontos. Em outras palavras, este será o título referente ao salário a ser pago.
• Contas a pagar do desconto: Essa opção é utilizada quando há a necessidade de repassar a terceiros o desconto efetuado na folha de pagamento dos funcionários, como no caso de empréstimos consignados, em que o valor é descontado do funcionário e repassado ao banco. Há a opção de “Gerar contas a pagar”, “Tipo base: dia do vencimento”, “Fornecedor a pagar” e “Portadores dos financeiros existentes”.
É importante ressaltar que o cadastro dos eventos deve ser realizado com base nos dados do sistema da folha de pagamento e posteriormente importado para a folha de pagamento.
4-Layout do arquivo
Para que o arquivo seja importado corretamente, é necessário que as informações sigam o padrão do layout:
4.1 No Registro 0 - Identificação da empresa
• Campo 1: Tipo de registro;
• Campo 2: Versão do layout (1.0);
• Campo 3: Tipo de arquivo (F – Fechamento da folha, A – Adiantamento para funcionário, D – Décimo terceiro salário, E – Férias, R – Rescisão);
• Campo 4: CNPJ da empresa;
• Campo 5: Mês e ano dos eventos (formato da data – mm/aaaa).
4.2 No Registro 1 - Eventos da folha
• Campo 1: Tipo de registro;
• Campo 2: CPF do funcionário;
• Campo 3: Código do evento (com até 20 caracteres);
• Campo 4: Data do movimento a ser lançado (formato da data – dd/mm/aaaa);
• Campo 5: Valor do evento (com 8 caracteres, sendo os dois últimos os centavos);
• Campo 6: Observação com até 100 caracteres.
Se o arquivo não estiver seguindo corretamente o layout descrito, o ADM informará os campos com erro e a importação não será realizada.
Se durante a importação houver divergências no arquivo, aparecerá a seguinte mensagem: “O arquivo contém erros de estrutura/conteúdo, favor verificar!”.
5-Importação da folha de pagamento
Na tela “Importação da Folha de Pagamento”, o usuário poderá importar o arquivo com os dados do funcionário. Para isso, basta clicar na “Lupa” e buscar o arquivo desejado para a importação. Ao processar a tela, o ADM buscará todas as informações e os eventos da folha que serão a pagar (Proventos) e a receber (Descontos). Após a importação, o ADM irá gerar automaticamente os dados financeiros para os funcionários existentes no arquivo.
• Só poderá ser realizada uma importação por mês para cada tipo de arquivo.
• Quando se tratar de adiantamento salarial, deve ser carregado um arquivo específico com as movimentações de adiantamento. Ao carregar o arquivo do tipo folha de pagamento no fim do mês, a mesma movimentação deverá constar no arquivo do tipo descontado, retirando o valor do salário do funcionário.
6-Relação de importações da folha de pagamento
Para visualizar as informações da importação da folha de pagamento, o usuário pode acessar a tela “Relação de Importações da Folha de Pagamento”. Através dos filtros disponíveis ao processar a tela, o ADM carregará na aba “Resultado” as importações realizadas com dados detalhados da folha, funcionários e os títulos com o status “Baixado” de cada importação. O usuário também pode excluir a importação desejada clicando no botão “Excluir Importação”.
• Se a opção do filtro estiver marcada como “Tipo de agrupamento” e configurada como “Nenhum”, a aba de resultado apresentará a sub aba “Analítico”.
• Caso as opções estejam marcadas como “Funcionário, evento ou cargo”, a aba de resultado mostrará as subabas “Analítico” e “Sintético”.
7-Relação de eventos da folha de pagamento
Seguindo o menu mencionado, o usuário terá acesso à tela “Eventos da Folha”, onde, por meio dos filtros disponíveis na aba “Filtros”, o ADM fornecerá informações específicas do evento na aba “Resultado”.
8-Acesso
Além da parametrização em parâmetros gerais e de empresa, é necessário que o usuário tenha autorização as telas e processos para acessar:
• Evento da folha de pagamento;
• Importação da folha de pagamento;
• Relação de importação da folha de pagamento;
• Relação de eventos da folha de pagamento.
Criado em 24 de maio de 2024 às 09:37:20