Envio de comprovante de ordem de serviço pelo whatsApp
1-Conceito
Algumas empresas utilizam ordens de serviço, que nada mais são do que ferramentas de controle dos serviços prestados ao cliente. Na ordem de serviço estão contidas todas as informações necessárias para que o funcionário compreenda o serviço que deverá ser realizado. O ADM possui três modelos de ordens de serviço: Ordem de serviço, assistência técnica e acompanhamento de produção.
E para facilitar a comunicação com o cliente, o ADM oferece o recurso de “Envio de comprovante de ordem de serviço pelo WhatsApp”. Ao gerar uma ordem de serviço e imprimir o comprovante dessa ordem, no momento de finalizar a ordem de serviço, será aberta uma tela questionando se o envio do comprovante será por e-mail ou WhatsApp.
Ordem de Serviço é um módulo adicional. Para adquiri-lo, entre em contato com a equipe comercial da Santri Sistemas.
A empresa X trabalha com ordens de serviço e deseja que sempre que uma ordem de serviço for registrada e um comprovante for gerado, seja enviado automaticamente ao cliente da OS (Ordem de Serviço).
2-Parametrização
2.1-Parametros gerais
Para utilizar esse recurso, o usuário pode marcar a opção do serviço no campo “Utiliza ordem de serviço” da aba “Ordens de Serviço” na tela “Parâmetros”.
Para acessar os “Parâmetros Gerais”, é necessário entrar em contato com o suporte da Santri Sistemas para solicitar sua ativação.
2.2-Configuração de mensagem para envio
Para o envio do comprovante de ordem de serviço via WhatsApp, o usuário deve configurar através da tela “Configuração de Mensagens para Envio”, na aba “Ordem de Serviço”. O usuário poderá digitar um texto de mensagem de até 250 caracteres no campo “Texto de mensagem”.
3-Cadastros necessários
3.1-Cadastro de funcionários
As ordens de serviço devem ser geradas para funcionários com o cargo técnico. Antes de realizar qualquer procedimento, é indispensável validar essa informação. Ou seja, é necessário que o funcionário seja cadastrado com o cargo “Técnico”.
3.2-Cadastro de empresa
Só será permitido inserir uma ordem de serviço no ADM se a empresa logada tiver a inscrição municipal vinculada em seu cadastro. Essa inscrição municipal deve ser adquirida junto à prefeitura de cada município.
É necessário configurar uma condição de pagamento padrão para “Ordem de Serviço”. Dessa forma, ao selecionar uma das opções de serviços, o ADM preencherá automaticamente a condição de pagamento, não permitindo ao usuário fazer alterações.
4-Ordem de serviço
Através da tela de “Ordem de Serviço”, é possível filtrar por empresa, cliente, técnico, usuário de inserção, status, entre outros. O usuário pode inserir uma ordem de serviço clicando no botão “Inserir”. Ao fazer isso, ele pode adicionar um novo serviço, buscar o cliente e a condição de pagamento, selecionar o produto/equipamento, editar o número de série do equipamento, buscar o box de serviço e definir o tipo de garantia. Nas abas abaixo, é possível descrever o defeito reclamado, acessórios, diagnóstico técnico, reparação adicional, conclusão, itens e dados da nota de serviço.
Lembrando que quando a empresa utiliza NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), será necessário informar o complemento do endereço do cliente para que a ordem de serviço possa ser gravada.
4.1-Envio de comprovante por WhatsApp
Após inserir as informações mencionadas acima, ao clicar em “Ok” para finalizar a ordem de serviço, o ADM apresentará a tela “Opções de emissão do comprovante de ordem de serviço”, que inclui o código da nova ordem de serviço e opções como:
• Impressão
• Enviar por e-mail
• Enviar por WhatsApp
Para enviar o comprovante por WhatsApp, basta marcar a opção correspondente e clicar em “Ok”.
Com a opção marcada e salva, abrirá a tela “Selecionar telefones/Contatos do cliente”, onde poderá selecionar um contato existente ou adicionar um novo contato para o envio por WhatsApp.
Lembrando que além da opção “Enviar por WhatsApp”, há também as opções de enviar por e-mail e impressão.
5-Acesso
Além da parametrização em parâmetros gerais e configuração mensagens para envio, é necessário que o usuário tenha autorização as telas e processos para acessar:
• Cadastro de funcionários;
• Ordens de serviço.
Criado em 24 de maio de 2024 às 10:06:51