No dia a dia das empresas, é comum ocorrerem situações em que a mercadoria é vendida, mas o cliente desiste da compra por algum motivo, resultando no cancelamento da venda e na devolução da mercadoria ao estoque da empresa. Além disso, os tributos relacionados também são anulados.
Dada a importância do assunto tributário, há pontos que devem ser considerados em casos de devolução de vendas sujeitas ao regime de substituição tributária (ST), bem como em situações distintas envolvendo o contribuinte, seja ele substituto ou substituído.

Vamos analisar o que pode acontecer com o valor da Substituição Tributária (ST) nos produtos dessa devolução, considerando dois cenários diferentes:
• Quando a empresa possui inscrição estadual como substituto tributário.
• Quando a empresa não possui essa inscrição como substituto tributário.

A Inscrição de Substituto Tributário Estadual refere-se ao estado e ao que é praticado dentro dele, não conferindo benefícios para impostos municipais e federais. Na prática, ela indica que uma pessoa será responsável pelo pagamento do ICMS em vez de outra, envolvendo duas partes:

• Contribuinte Substituto: É o indivíduo responsável pelo pagamento, retenção ou recolhimento do ICMS. Deve estar devidamente cadastrado junto à Receita Federal, seja com CPF ou CNPJ, e arcar com a despesa do imposto.

• Contribuinte Substituído: É aquele que se isenta do pagamento do ICMS ao ser declarado substituto. O ICMS será cobrado em momento específico para ele, transferindo a responsabilidade de pagamento para outra pessoa. Essa inscrição pode ocorrer entre pessoas físicas e jurídicas de estados diferentes, sendo necessário consultar a legislação do ICMS de cada estado devido às diferentes interpretações das leis brasileiras.

Existem dois tipos de inscrição de substituto tributário: simples e completa.
• Inscrição estadual de substituição tributária (tipo: simples): Aplica-se em operações interestaduais que envolvem Diferencial de Alíquota (DIFAL) quando realizadas vendas para pessoas físicas.
• Inscrição estadual de substituição tributária (tipo: completa): Aplica-se em operações interestaduais que envolvem Substituição Tributária (ST) quando realizadas vendas para pessoas jurídicas. Se a empresa emitente da nota não possui nenhum tipo de inscrição estadual no estado de destino da nota, ou seja, no estado do cliente, então a empresa deve pagar o imposto (DIFAL ou ST) antes da mercadoria circular.

Quando a empresa possui inscrição no estado de destino, ela não precisa pagar o imposto (DIFAL ou ST) antes da mercadoria circular. Em vez disso, ela deve esperar o fim do mês, apurar todos os impostos realizados para aquele estado de destino onde possui a Inscrição Estadual (IE). Nesse caso, a empresa pagará o imposto de todas as notas em uma única guia de recolhimento (uma para o DIFAL e outra para a ST). Uma vantagem desse processo é que, se a empresa tiver uma devolução de venda, ela poderá aproveitar o DIFAL ou ST da devolução para abater o imposto das vendas.

Para os clientes sem inscrição estadual de substituto no estado de destino, as seguintes situações se aplicam: o registro financeiro da Substituição Tributária (ST) será removido se a nota de venda for cancelada (respeitando o prazo de cancelamento conforme definido por cada estado); não é permitida a entrega da mercadoria; e o cliente da venda não pode ter emitido nota de devolução.
Para os clientes com inscrição estadual de substituto tributário no estado de destino, as situações são diferentes: caso a nota seja devolvida total ou parcialmente, o crédito da devolução será utilizado no fechamento da apuração, e notas canceladas não serão consideradas. O registro financeiro será gerado na totalização do mês.