Análise automática de XML
1-Conceito
Os documentos fiscais virtuais tornaram-se uma realidade para as empresas, trazendo novas necessidades consigo. A implementação da “Nota Fiscal Eletrônica” transformou alguns procedimentos, tornando o faturamento e recebimento de mercadorias mais ágeis. Contudo, a consistência das informações no XML com o sistema de gestão pode comprometer esses benefícios. Para solucionar esses problemas e simplificar o processo de entrada de dados via XML, o ADM criou a ferramenta “Análise Automática de XML”. Esta ferramenta permite antecipar a análise de custos, divergências fiscais e negociações com fornecedores, contribuindo para garantir a eficiência do sistema.
Para a realização dos processos, o usuário de acesso deverá ter autorização de telas e processos.
2-Análise de XML
Para realizar a análise, é necessário carregar o XML emitido pelo fornecedor.
Esse processo poderá ser feito de duas formas:
• Automática;
• Manual.
2.1- Baixar XML automaticamente do manifestador
Para utilizar a forma automática, basta marcar a opção da flag “Utiliza MD-e” e flag “Registrar evento de Ciência da operação após buscar novos documentos”.
Para o acesso ao “Parâmetro de Documentos Eletrônicos”, devese entrar em contato com o suporte da Santri Sistemas, pois somente a Santri possui este acesso.
2.2- Importar XML manualmente
Na forma manual, o XML será informado manualmente pelo usuário através do botão “XML” e opção “Importar” da tela “Análises Automáticas de XML de Entradas”. Na aba “Resultado” serão apresentados os XMLs já baixados no manifestador ou importados manualmente na coluna “Tipo importação do XML”.
2.3- Alterar status
Na mesma tela “Análises Automáticas de XML de Entradas”, o usuário poderá fazer alteração do status através do botão “Alterar status”, onde o ADM abrirá a tela “Selecione o status de destino da análise” com as opções: Pendente, operação não realizada e desconhecimento da operação. Basta selecionar a análise, clicar no botão e selecionar a opção para alteração.
3-Status da análise
Durante a análise, o XML irá passar pelos seguintes status:
• Pendente – As críticas estão sendo analisadas; (Somente nesse status, as informações dos itens podem ser alteradas);
• Liberada para entrada – Não há mais inconsistência, a entrada pode ser realizada;
• Entrada realizada – A entrada foi realizada; (Não é permitido alterar este status);
• Recusada pelo usuário – O XML poderá ser recusado quando o usuário identificar que a compra não procede; (Este status não pode ser definido quando a análise possuir críticas liberadas).
Lembrando que os status são os mesmos disponíveis no manifestador do destinatário do gerenciador de NF-e.
4-Inconsistências
Sempre que forem importados novos XMLs para a tela de análise, o ADM irá indicar possíveis inconsistências no processo de entrada por análise automática, podendo elas serem do tipo “Cadastro do ADM”, “Dados Fiscais” ou Menu: Análise automática de XML de entradas> Botão XML> Opção-Importar. Lembrando que os status são os mesmos disponíveis no manifestador do destinatário do gerenciador de NF-e. “Negociação na Compra”, ficando sempre destacadas na planilha “Análises de Entradas”.
O ADM destaca os motivos das críticas em um campo específico relacionando com a etapa que pertence, com o status atual da crítica, tipo, motivo, usuário de liberação e observação da liberação. Através da tela “Análises Automáticas de XML de Entradas” e aba “Resultado”.
As inconsistências serão de acordo com as seguintes etapas:
• Cadastros do ADM
✓ Fornecedores não cadastrados, inativos ou com dúvidas cadastrais;
✓ Produtos não cadastrados ou com divergência de cadastro como: Código de barras e código original.
As inconsistências nos cadastros de fornecedores ou produtos devem ser solucionadas, pois o ADM não permitirá passar para a próxima etapa.
• Dados fiscais
✓ Divergências de impostos (S.T, ICMS e IPI);
✓ Divergências de classes fiscais;
✓ IVA, índice de redução e código de origem divergentes;
✓ CFOP não associado ao processo de entradas.
As inconsistências nos cadastros de fornecedores ou produtos devem ser solucionadas, pois o ADM não permitirá passar para a próxima etapa.
• Negociação na compra
✓ Divergências entre preços, custos, parcelas, prazos e quantidades do pedido de compra vinculado;
✓ Produtos enviados sem pedidos de compras;
✓ Valor máximo permitido de diferença entre as parcelas excedido;
✓ Divergência entre informações de frete do pedido, do XML e do conhecimento de frete;
✓ Entrada com notas de número igual para o mesmo fornecedor;
✓ Análise de XML sem títulos;
✓ Divergência entre o fornecedor da compra e do fabricante;
✓ Limites de compras excedido.
As análises das críticas devem ser tratadas para que seja possível prosseguir as etapas.
4.1-Voltar etapa da análise
Também é possível retornar a análise a uma etapa anterior quando for identificado que alguma crítica tenha sido liberada de forma indevida. Para isso, utilize o botão “Voltar etapa” na lateral da tela “Análises Automáticas de XML de Entradas”.
5- Considerações necessárias para análise correta
Para realizar a análise de forma correta é necessário considerar:
• Os cadastros do ADM: Será comparado os dados do XML com o ADM. Então as informações no ADM devem estar o mais correto possível para confrontar o XML, principalmente o cadastro de produtos e as informações fiscais no cadastro de NCMs;
• O pedido de compra vinculado: O ADM vincula um pedido de compra automaticamente se encontrar algum pedido pendente, mas o usuário também poderá vincular ou alterar o pedido vinculado. Com isso, será possível analisar se o XML está conforme a negociação do comprador.
6- Itens do XML
Nos itens será possível realizar as mesmas funcionalidades ao cadastrar uma entrada:
• Informar dados dos itens: Vincular produtos manualmente, informar CFOP, definir embalagem fracionada e o múltiplo de compra; As análises das críticas devem ser tratadas para que seja possível prosseguir as etapas.
• Vincular pedido de compra: Além de vincular o pedido, o ADM compara o preço da compra com o XML.
As informações dos itens só podem ser alteradas quando o status da análise estiver como “Pendente”.
6.1-Alterar informações dos itens
Para alterar as informações dos itens, basta clicar o botão “Informar dados dos itens” da tela “Análises Automáticas de XML de Entradas”, e o ADM abrirá a tela “Buscar Dados dos Itens da Análise do XML”, onde será possível: Pesquisar produtos, definir CFOP, Alterar CST, definir embalagem fracionada e excluir todos os pedidos.
Também é possível incluir um pedido de compra através do botão “Inserir” do campo “Pedidos de compra do produto selec. (informações ref. à unidade de venda)”.
6.2-Vincular pedido de compra
Na tela de análise automática de XML, temos ainda a opção de vincular o pedido de compras referente a entrada. Esta opção pode ser realizada de duas formas: As informações dos itens só podem ser alteradas quando o status da análise estiver como “Pendente”.
• Automaticamente: O vínculo automático ocorre quando os itens e as quantidades contidas no XML são as mesmas de um pedido de compra do ADM.
• Manualmente: O vínculo manual pode ser realizado em todos os itens com um único pedido de compra através do botão “Vincular ped. comp” na lateral da tela “Análises Automáticas de XML de Entradas”.
6.3-Dados adicionais dos itens
A aba “Dados adicionais” mostra as informações do produto contidas no XML, e ao lado as informações do produto no ADM para que sejam comparadas. Caso seja necessário é possível copiar as informações do XML para o cadastro do produto.
6.4-Títulos das análises
A aba “Títulos” mostra as informações de títulos financeiros existentes no XML. É possível definir os títulos manualmente através do botão “Definir títulos manualmente”.
6.5-Últimos movimentos de entrada do produto
O botão “Ult.ent.prod.” localizado na lateral da tela, mostra as últimas entradas e os custos, através da tela “Últimos Movimentos de Entrada” O objetivo é comparar os custos da entrada anterior com a nova entrada.
6.6-Contatos
O botão “Contatos” será utilizado sempre que houver alguma crítica e for necessário um contato com o fornecedor para esclarecimento. Ao clicar no botão o ADM abrirá a tela “Dados de Contatos da Análise de XML” onde irá trazer o contato e outros dados do fornecedor.
7-Mensagens automáticas
Durante o processo de análise automática de XML alguns funcionários devem ser alertados sobre as críticas geradas para um maior controle. Para isso, é necessário a configuração do envio de mensagens através do menu citado acima. Após acessar a tela “Central de Mensagens” e clicar na opção “Análise automática de XML”, o ADM irá mostrar as seguintes opções:
• Análise de XML de entrada perto do vencimento de confirmar ou recusa, pelo manifestador;
• Avisar sobre a quantidade de XMLs disponíveis para realizar a entrada no início do dia;
• Avisar sobre novos XMLs analisados sem críticas;
• Avisar sobre XML com críticas de CADASTRO;
• Avisar sobre XML com críticas de NEGOCIAÇÃO;
• Avisar sobre XML com crítica FISCAL;
• Avisar sobre XMLs que não encontraram a empresa de entrada.
Selecione a opção de mensagem desejada e informe o usuário ou cargo que irá recebê-la e grave a tela.
Caso seja informado o cargo, todos os funcionários que tiverem em seu cadastro o cargo informado receberão a mensagem.
8-Acesso
Além da parametrização em parâmetros de documentos eletrônicos, é necessário que o usuário tenha autorização as telas e processos para acessar:
✓ Análise automática de XML de entrada.
Atualizado em 05 de março de 2024 às 19:38:38